☕ 성과리뷰 어떻게 하세요?

2022. 11. 24.

☕ 성과리뷰 어떻게 하세요?

2022/11/25 금요일 #5호

☕ 성과리뷰 어떻게 하세요?

안녕하세요. 일교차가 큰 요즘입니다. 동료와 따뜻한 차한잔이 필요한 연말입니다.

올해 어떠셨나요? 얼마나 성장한 것 같으신가요? 바야흐로 성과리뷰의 계절입니다. 이맘때가 되면 회사마다 조금씩 형식이나 강조점은 다르지만 한 해를 회고하고 내년에 나아가야 하는 방향을 잡아가기 위한 1:1 미팅을 준비합니다. 오늘은 성과관리 프로세스를 새롭게 설계하고 운영하면서 구성원들과 나눴던 내용들을 토대로 성과리뷰를 더 잘 하기 위한 6가지 꿀팁을 정리해 보겠습니다. 그리고 이젠 수시채용이 정말 보편화되었는데요. 채용의 중요성은 날이 갈수록 점차 높아질 전망이죠. 최근 면접방법에 대해서 자문했던 내용을 정리해서 공유드리려고 해요.

- 💁‍♂️ 서동재PM 드림

성과리뷰를 더 잘하기 위한 6가지 팁

미팅전 자기평가는 필수 준비가 부족한 상태에서 1:1 미팅 자체에 의미를 두다 보면 대화가 산으로 가는 경우가 있습니다. 성과리뷰 미팅은 말 그대로 한 해 동안 창출한 성과를 돌아보는 대화인 만큼 성과리뷰의 대상자 스스로가 내가 성과를 창출하기 위해서 했던 다양한 활동들이 실제 결과로 어떻게 연결되었는지 정리하고 잘 된 것과 아쉬운 점을 먼저 정리하는 것이 중요합니다. 그리고 그 내용은 미팅 전에 상위 리더에게 전달될 필요가 있습니다. HR부서는 조직장들에게 리뷰미팅 일정수립을 요청하고 미팅이전에 구성원이 작성한 양식을 공유할 수 있도록 프로세스상를 설계하여 운영할 필요가 있습니다.

미팅에서 서프라이즈는 가급적 피하자 한 해 동안 상시피드백을 통해 기민하게 성과를 관리해왔다면 리뷰미팅에서 특별히 새로운 내용이 언급될 이유는 없을 것입니다. 그간 논의해왔던 내용을 잘 정리하는 것으로도 충분합니다. 오히려 미팅에서 새로운 내용이 언급된다면(특히 부정적 피드백을 해야 하는 경우) 미팅의 긴장감은 서로가 더욱 높아지게 되고 결과적으로 그 피드백이 변화에 유리하게 작용하게 될 가능성은 낮아집니다. 일상적인 피드백을 통해서 변화수용성을 확보해 두었다는 전제하에 필요한 내용을 전달하는 것이 좋습니다. 미팅이후 미팅에서 다뤘던 내용을 정리(documentation)해서 전달하는 것이 미팅의 결과가 휘발되지 않고 다음 미팅으로 이슈를 트래킹하고 변화를 촉진해나가는데 유리합니다.

좀 더 성과에 초점을 맞추자 성과미팅은 수다가 아니라 성과를 가시화하기 위한 의도된 대화입니다. 물론 분위기를 부드럽게 가져가는 것도 필요하지만, 중요한 주제들을 놓쳐서는 안 됩니다. 가장 중요한 것은 당연하게도 성과입니다. 1년 동안 효과성을 발휘하기 위해서 애쓴 노력과 결과를 확인하는 시간인 만큼 의식적으로 성과에 초점을 맞추려는 노력이 필요합니다. 앞서 언급했던 자기평가도 그에 일환이기도 합니다. 특히 성과는 단순히 업무활동(activity)이나 결과(result)를 나열하는 것을 피해야 합니다. 성과는 activity를 통해서 result를 맺기까지 과정에서 내가 인식한 문제상황(problem), 해결대안(solution), 결과(result)와의 인과관계 세 가지 차원을 중심으로 이야기하는 것이 중요합니다. 성과리뷰 양식도 이러한 내용이 잘 담길 수 있게 구성하는 것이 좋습니다. 좋은 성과리뷰는 리뷰 이후 내가 올 한 해 동안 한 일이 기승전결이 있는 하나의 내러티브로 정리됩니다.

한 번의 미팅으로 완벽하게 끝내려고 하지 말자 리뷰미팅을 할 때 정형화된 형식이나, 정해진 미팅시간이 있는 것은 아니지만 1시간을 기준으로 잡는 것을 권장해드립니다. 조금 더 능숙한 리더는 시간을 조금씩 줄여가면서 45분 내외로 조절해보시길 바랍니다. 시간을 미리 정하는 것은 대화가 초점에서 벗어나지 않고 집중하는데 도움을 줍니다. 미팅을 하다보면 예상대로 미팅이 흘러가지 않을 수도 있고, 내년도 사업계획이나, 역량개발에 대한 내용 등 새로운 주제들이 떠오를 수도 있습니다. 한 번의 미팅에서 모든 것을 해결하려다 보면 오히려 미팅의 초점이 분산될 수 있습니다. 오늘만 날이 아니라는 마음으로 단계를 쪼개서 미팅을 마칠 때 다음 주제의 미팅일정을 정하면서 마무리하는 것이 좋습니다.

미팅에서 발언비율은 5:5가 적당하다. 성과리뷰 미팅의 주도권은 누가 가져야 할까요? 일반적으로 1:1 성과미팅을 진행할 때 구성원이 발언할 수 있는 시간을 충분히 주는 것을 강조하면서 구성원이 미팅의 주도권을 가져야 하는 것처럼 권장하는 경우가 있습니다. 기본적으로는 리더가 미팅을 주도하되 발언의 양은 5:5로 동일한 비율로 가져가는 것을 지향하는 것이 좋습니다. 누구 하나가 일방적으로 듣기보다는 구성원이 발언을 한 만큼 리더도 반영을 하고, 자신의 의견을 정리해서 전달하는 것이 중요합니다.

대화를 리딩하기 힘들 때는 우선 이렇게 해보자 OARS 구성원과 리더의 관계에 따라서 성과리뷰 미팅이 다소 긴장감이 높거나 어색한 경우가 있습니다. 이럴 때는 인간중심 상담기법중 하나인 동기강화상담(Motivational Interviewing)에서 가장 기본이 되는 상담기술인 OARS를 충실하게 활용해보시는 것을 권장해드립니다. OARS는 열린 질문(open question), 인정(affirmation: 칭찬이 아니라), 반영(reflection), 요약(summary)으로 “지난번에 말씀하신건 잘 되었죠?”라고 하면 닫힌 질문이지만, “새롭게 시도해보신건 어떠셨어요?”라고 하면 열린 질문이 됩니다. 반영은 감정을 읽는 ‘깊은반영’을 할 수 있다면 좋겠지만 상대방의 말을 그대로 미러링하는 (예: “많이 힘드셨군요”) ‘단순반영’도 효과적이니 리스크를 줄이고 싶다면 고려해볼만 합니다. 열린 질문과 반영을 1:2나 1:3정도 비율로 적절하게 섞어가면서 구성원의 생각을 이끌어내고 장기적으로 신뢰관계를 형성하는데 도움이 됩니다.

지금까지 성과리뷰를 더 잘하기 위한 팁 6가지를 말씀드렸습니다. 의외로 우린 일을 하면서 깊은 대화를 나누기 힘듭니다. 특히 장기적으로 협업관계를 유지하고 있을수록 일에 대해서 메타적인 대화를 간과하는 경우들을 많이 보게 됩니다. 그럴수록 작은 변화들에 민감해지는 성장마인드셋(Growth mindset)을 갖는 것이 중요하다는 생각이 듭니다. 성과리뷰. 더 나은 방식은 늘 있습니다.

- 서동재 PM

채용 결정의 효과성을 제고시키는 면접 방법

오늘은 채용 결정을 위해 진행한 면접 과정을 참관하면서 발견한 문제점들과 해결대안에 대한 의견을 공유하려고 합니다. 우리가 참관한 면접 과정은 여러 조직에서도 쉽게 발견되는 보편화된 모습이라고 생각합니다. 서류 또는 검사 그리고 주변 사람들의 평판만으로는 채용 후보자를 파악하는데 한계가 있기 때문에 직접 보면서 질문하고 그 질문에 답변하는 장면을 관찰하면서 채용 후보자가 과연 적임자인지를 확인하는 과정이 면접입니다. 그런데, 우리가 참관한 면접 과정을 보면 개선해야 할 점이 적지 않았습니다.
참관한 면접은 임원들에 의해 진행되는 2차 면접이었습니다. 거의 채용 여부를 최종 결정하는 단계였습니다. 면접을 보는 대상자는 4명이었고 이들을 대상으로 면접을 진행하는 면접자는 5명이었습니다. 면접자는 최고경영진과 인사담당 임원 그리고 채용하려고 하는 부서의 책임자(본부장, 팀장)이었습니다. 진행은 인사담당 임원이 담당했습니다. 면접대상자들에게 자기소개를 시키고, 면접을 끝내기 전 마무리 발언을 하도록 했습니다.
질문은 면접관들이 돌아가면서 확인하고 싶은 내용에 대해 질문했습니다. 인사부서에서 질문 안을 전달했지만 그것을 참고하지는 않았습니다. 그러다 보니 질문이 단편적이고 일관성이 부족해 보였습니다. 어떤 경우는 불필요하게 면접 대상자들을 압박하거나 꼬투리 잡는 듯 한 느낌을 갖게 하는 질문도 있었습니다. 그리고 면접관의 단순한 호기심을 충족시키는 듯한 질문도 있었습니다. 면접관들이 여러 명이었기 때문에 한 면접관이 연속해서 많으면 3개 정도의 질문을 했습니다. 면접이 끝나고 나면 면접대상자들을 면접장에서 퇴장시키고 난 후 면접관 별로 적임자라고 생각하는 면접대상자를 간단한 이유를 설명하면서 화이트보드에 표시했습니다. 면접관들로부터 가장 많은 선택을 받은 사람을 합격자로 결정했습니다. 여기까지가 면접 과정에서 관찰된 모습입니다. 이 글을 읽는 분들이 소속된 조직에서 이루어지는 면접과 비교했을 때 어떻습니까?
면접 과정을 참관하고 난 뒤 회사에 조언한 내용은 6가지 정도 되었습니다. 첫째, 1차 면접과 2차 면접을 명확하게 구분해야 합니다. 각각의 면접에서 확인하고자 하는 내용이 달라야 합니다. 1차 면접에서는 자기소개서에 정리된 내용 중 궁금한 사항을 확인하고, 직무 수행에 필요한 최소한의 지식과 기술의 보유 수준을 확인해야 합니다. 그리고 기본적인 소통능력도 확인해야 합니다. 반면 합격자를 최종 결정하는 2차 면접에서는 심층 질문을 통해 고성과 창출에 필요한 행동특성 표출 가능성을 확인해야 합니다.
둘째, 2차 면접 구조를 바꾸어야 합니다. 면접관과 면접대상자를 多:多의 구조는 2차 면접의 목적 상 적절하지 않습니다. 그래서 3명 이하의 면접관과 1명의 면접대상자로 2차 면접을 진행해야 합니다. 현재와 같은 면접 구조에서는 행동특성을 예측하기 위한 심층면접은 불가능하기 때문입니다. 셋째, 면접을 통해 확인하려고 하는 행동특성이 무엇인지를 사전에 정립해 두어야 합니다. 참관한 면접 과정에서는 면접을 통해 확인하려고 하는 것이 무엇인지 뚜렷하지 않았습니다. 넷째, 면접에서 질문할 내용을 미리 개발하고 면접관들의 사전 교육이 필요합니다. 후보자의 답변 내용을 녹음하고 그 내용을 정리한 뒤 그것을 보고 확인하고자 하는 내용을 파악해야 합니다. 그저 듣는 것만으로 판단하는 것은 정확하지 않은 정보에 의한 판단이 될 가능성이 크기 때문입니다.
다섯째는 면접 결과를 정리하는 방법을 개선해야 합니다. 면접관끼리 이야기 나누기 전에 면접관 개인 별로 면접 결과를 정리하여 제출해야 합니다. 만일 면접이 끝나자마자 결정하다 보면 면접관 중 가장 최고위층의 의견에 의해 주도될 가능성이 커지게 됩니다. 면접관들은 자신의 판단에 대해 책임감을 가져야 하기 때문에 결정 근거와 함께 결정의 내용을 명확하게 남겨 두어야 합니다. 마지막으로 채용 후 일정기간이 지난 뒤 채용 결정이 과연 옳았는지 그리고 반성할 점은 없는지 회고하는 시간을 가져야 한다고 조언했습니다. 사람이 사람을 판단한다는 것은 무척 어려운 일입니다. 면접 방법은 계속 학습되고 업그레이드 되어야 하기 때문에 이런 회고의 시간은 무척 중요합니다.
사실 제안한 내용은 대단한 것이 아닙니다. 여기서 제안한 내용보다 훨씬 더 정교하게 면접하는 회사들도 많을 것입니다. 그러나 그렇게 되기 위해서는 기본적인 것부터 경험하고 그 경험들을 쌓아 나가야 한다고 생각합니다. ‘천릿길도 한 걸음부터’ 라는 속담처럼 말입니다. 채용의 중요성은 더욱 높아지고 있습니다. 그만큼 올바른 채용 결정을 위해 투입되는 노력과 시간은 결코 아까운 일이 아닐 것입니다.